Meeting Space Management voor CEFIC

Meeting Space Management voor CEFIC

In de kantoren van CEFIC in Brussel, dat is de Europese federatie voor de chemische industrie, rustte VCS 35 meeting rooms uit en installeerden we 15 digital signage displays van 46’’ tot video walls formaat. Alle meeting rooms zijn uitgerust met Poly video conferentie systemen en geavanceerde audio.

Monica Righelli: “De grootste uitdaging van dit project was de combinatie van de techniek met de dwingende vraag naar gebruiksvriendelijkheid. De hoogtechnologische uitrusting van de meeting rooms moest door iedereen gemakkelijk en snel te bedienen zijn, zonder assistentie door derden en zonder ingrepen door een technicus. CEFIC is een organisatie die in Brussel in 95% van de gevallen meetings houdt met externe partners. Al deze mensen moeten de zalen zonder uitleg of instructies vlot kunnen gebruiken. Daar zijn we wonderwel in geslaagd. ”

Upgrade van bestaande uitrusting

Bij de start van het project werden de meeting rooms gebruikt voor Skype for Business en H323/SIP video conferenties. Na onze upgrade zijn de meeting rooms van CEFIC nu ook multi-platform en beschikbaar voor MS Teams, WebEx, Zoom en GoToMeeting.

Uitstekende geluidskwaliteit in twee richtingen

CEFIC is een organisatie die enorm veel belang hecht aan een goede audiokwaliteit. In overleg met VCS heeft CEFIC gekozen voor zwanenhals microfoons. Dat is een staande tafel-microfoon voor elke spreker, maar door de nabijheid tot de stem zorgt dit type microfoon voor een zeer natuurlijk stemgeluid. In combinatie met een kwalitatieve audio processor en goed gespreide plafondluidsprekers, heeft CEFIC nu een zeer heldere geluidskwaliteit in twee richtingen.

Cefic boardroom

Gesofisticeerd maar makkelijk te bedienen Meeting Space Management

In het conference center werden alle vergaderzalen gekoppeld aan een het Room Reservation System, volledig geconfigureerd door VCS in samenspraak met CEFIC. Er is een touch panel zowel aan de inkomdeur van de vergaderzaal als in de vergaderzaal zelf. Aan de inkomdeur zie je de lopende en de volgende meeting, en kan je op het touch panel zelf een meeting creëren, verlengen of eindigen. Een deurbel op de touchpanel zorgt er voor dat er gebeld kan worden voor het binnen gaan. De layout is door VCS volledig afgestemd op de behoeften van de klant. CEFIC kan via deze touchpanel ook meteen de catering verwittigen. In Covid periode is er ook een ‘cleaning & ontsmettingsmodus’ voorzien op het touchpanel.

‘First in First out’ of automatische modus voor de microfoons

Op de touch panel in de zaal heb je dezelfde mogelijkheden maar met extra functies zoals …

  • Starten van de video conference via de ‘Join’ knop.
  • Schakelen van draadloze presentatie en HDMI inputs.
  • Bijsturen van de audio levels.
  • Microfoons in automatische modus of in ‘controlled’ mode zetten; hierbij druk je op een knop om te spreken en kom je volgens het FIFO principe aan de beurt.
  • Bij het beëindigen van elke meeting wordt er automatisch een mail verstuurd zodat de zaal ontsmet kan worden.
  • Elke display is voorzien van een roomplayer: de content hiervan wordt ook automatisch gekoppeld aan het reservatie systeem zodat bij de start van elke meeting de wifi code, nooduitgangen enzovoort vermeld staan op de display.