Innovatieve en slimme zalen voor ’s werelds grootste verzekeraar AXA

Innovatieve en slimme zalen voor ’s werelds grootste verzekeraar AXA

In de zomer van 2017 verhuisde AXA, de grootste bank en verzekeraar ter wereld, zijn nieuw hoofdkantoor in grootstad Brussel. Niet toevallig werd VCS ook deze keer aangesteld als partner voor het meedenken en uitrollen van innovatieve technologie en slimme vergaderconcepten voor 40.000 m2 aan zalen en meeting rooms gespreid over 6 verdiepingen. “We zijn bijzonder fier op het vertrouwen dat AXA in ons stelde; het is nog altijd hét referentieproject en een mooie illustratie van ons vermogen om gebruiksgemak te koppelen aan innovatieve technologie,” aldus Monica Righelli.

Michael Bulinckx: “Zelfs de voorbereiding van zo’n omvangrijk project was bijzonder. We hebben maanden voor de verhuis heel veel tijd geïnvesteerd in het uitzoeken en proberen van nieuwe vergaderconcepten voor hun verschillende types van vergaderomgevingen. Van de kleine ‘bubble’ voor een viertal personen tot vergaderzalen van 26 personen en meer. Elke ruimte vereiste een andere aanpak. We hebben heel wat testconcepten opgebouwd met nieuw aangekochte en bestaande apparatuur en in de eindfase van de voorbereiding ook hele zones ingericht waar gebruikers kennis konden maken met hun toekomstige manier van vergaderen”

Axa Room One

ROOM One: tot 150 mensen vergaderen in meerdere talen

De meest gesofisticeerde meeting room in het hoofdkantoor is ROOM One, de grote aula bij manier van spreken.

Monica Righelli: “In het vroegere gebouw werd het auditorium weinig gebruikt omdat er steeds technische assistentie vereist was. Daarom creëerden we een hoogtechnologische ruimte met grote flexibiliteit qua mogelijkheden en gebruik en waarbij gebruikers slechts in enkele gevallen technische assistentie nodig hebben. Enkele maanden na de ingebruikname zagen we dat die deze ruimte bijna fulltime gereserveerd werd waarbij de gebruikers in bijna alle gevallen zelf de multimedia bedienen. Dat is niet evident als je ziet wat er allemaal mogelijk is.”

  • Door de vorm van de ruimte en de zitposities wordt er geprojecteerd op de 4 wanden.
  • Elk projectieoppervlak wordt gevoed door 2 laser (LED) projectoren in edge blend opstelling.
  • Elk projectieoppervlak kan tot 4 bronnen (windows) weergeven.
  • Elk window kan vrij gekozen worden qua grootte en positie op het projectieoppervlak. Voor de “gewone” gebruiker werden een 3-tal presets voorzien die alles omvat: aantal bronnen en bijgevolg ook het aantal windows, de grootte van elke window en de positie van elke window.
  • Elke window kan alle bronnen weergeven zoals 2 Barco Clickshare’s, HDMI inprikpunt, Polycom codec.

Opnemen en archiveren van sessies

Elke sessie kan opgenomen worden in full HD tot zelfs 4K kwaliteit. Zowel de geprojecteerde bronnen zoals clickshare of Skype, de microfoons, de far site (video conference) en de camera’s worden opgenomen. Zo kan de sessie helemaal opnieuw, bijna live, beleefd worden. De opnames worden gearchiveerd op het file platform van AXA in de cloud en zijn afspeelbaar op standaard mediaplayers.

Streamen 

Naast het opnemen van een sessie kan deze ook gestreamd worden op allerhande devices zoals windows pc’s, mac’s, smartphones… Het grote voordeel is dat AXA  naar eender wie die verbonden is met hun netwerk live content kunnen aanbieden in het juiste formaat. De toeschouwer klikt op de link in zijn uitnodigingsemail en de CDN server zal automatisch de content aanleveren in het juiste formaat.

Telkens in de juiste taal

Er is simultaanvertaling voorzien. De gesproken taal wordt naar een mobiele vertaalcabine gestuurd waar er standaard tot 3 talen kan vertaald worden. Deze vertalingen worden via het Dante netwerk teruggestuurd naar de zaal en de aanwezigen kunnen hun gewenste vertaling volgen via infrarood ontvangers met hoofdtelefoon. De vertalingen (met beeld) kunnen als aparte streams uitgestuurd worden zodat mensen die live aan het meevolgen zijn, de stream kunnen volgen in hun gewenste taal.

MULTILANGUAGE ROOM

MULTILANGUAGE ROOM: zelfde gebruikservaring, meer talen

Deze vergaderzaal heeft een capaciteit van ongeveer 30 personen en heeft grotendeels dezelfde features en gebruikerservaring als ROOM One: recording (3-talig), streaming (meertalig), simultaanvertaling… Weliswaar met zeer verschillende setup van hardware in de backbone.

  • De user interface van het touch panel is omzeggens identiek aan ROOM One, met slechts kleine verschillen die uitgelegd worden via een ingebouwde helpfunctie.
  • Het weergeven van bronnen (clickshare, HDMI, Skype, …) gebeurt op 2 grote flat screens van 84” (215 cm) diameter in 4K. Door de opstelling van de zitposities vooraan in de zaal werden ook rappelschermen voorzien zodat deze mensen niet achter zich moeten kijken.
  • Elk deelnemer heeft een conferentiepost met hoofdtelefoon waarop hij vertalingen kan selecteren.
  • De zaal heeft een aangebouwde vertaalcabine die ook kan gebruikt worden voor vertaling in andere zalen.
  • Er zijn twee gemotoriseerde camera’s die automatisch gestuurd worden via het activeren van de microfoons. De beelden van de geselecteerde camera worden gebruikt in geval van Skype for Business sessies of live streaming.
  • De beelden worden ook naar de vertaalcabines gestuurd. Op een 3-tal monitoren zien de vertalers het beeld van de camera en de bron op de flatscreen.

CREATIVITY ROOM: strategisch geplaatste flat screens om de groep op te splitsen

AXA geeft veel trainingen en spoort de werknemers ook aan om creatief te denken. Ook daar is rekening mee gehouden. Training en brainstorming zijn de hoofdactiviteiten in de Creativity ROOM. Er is  doelbewust voor gekozen om in deze zaal geen Skype for Business te implementeren. En uniek in dit project: de touch inputs – het toetsen en schrijven op het interactieve scherm – worden draadloos doorgegeven aan de PC van de gebruiker.

  • Drie touch flat screens van 84” (215 cm) diameter in 4K zijn strategisch verspreid in de zaal om de groep na een brainstorming te kunnen opsplitsen in 3 kleinere werkgroepen die elk individueel hun ding kunnen doen.
  • In ‘grote groep’ configuratie geven de 3 flat screens dezelfde bron weer (draadloos PC) en kan iedereen de draadloze acties volgen die de teacher op het masterscherm doet. Microfoons en luidsprekers zorgen voor lokale geluidsversterking, handig voor de teacher haar of zijn stem te sparen tijdens lange sessies.
  • De zaal is uitgerust met een digitale recorder identiek aan ROOM One en de Multilanguage ROOM, om achteraf de opgenomen training en/of brainstormsessies te kunnen herbekijken.
  • De sessies kunnen niet alleen opgenomen maar ook gestreamd worden. Wederom zoals voor de andere zalen.
  • De gebruikers kunnen dit alles bedienen eveneens via een touchpanel met dezelfde herkenbare user interface als in ROOM One en in de Multilanguage ROOM.

KLEINE EN MEDIUM ZALEN: Een vergadering opzetten was nog nooit zo makkelijk

Uitgangspunt was om deze in totaal 105 vergaderzalen dezelfde user experience te geven. was om deze in totaal 105 vergaderzalen dezelfde user experience te geven.

Monica Righelli: “Bij het opzetten van een vergadering nodigen deelnemers collega’s uit en zoeken ze in hetzelfde proces naar een beschikbare vergaderzaal. De gewenste vergaderzaal voegen ze toe aan de uitnodiging waardoor de reservatie van de vergaderzaal een feit is. Tot zover niet echt iets vernieuwend, alleen dat bij de start van de meeting de gebruikers in de zaal op het Polycom touch panel hun vergadering te zien krijgen en dat bij het toetsen op ‘hun vergadering’ de Skype sessie opgestart wordt en de genodigden heel makkelijk kunnen connecteren, in de zaal of vanop afstand, op deze meeting.”

  • De kleinere zalen hebben een 46” flat screen met een statische camera. Het geluid wordt weergegeven via de luidsprekers van de flat screen.
  • De medium zalen hebben een 55” tot 70” flat screen. Er is een gemotoriseerde camera aanwezig die ‘luistert’ waar de persoon die spreekt zich bevindt en dan ook op die persoon inzoomt. Afhankelijk van de grootte van de zaal werd geopteerd voor de Eagle Eye Director of de Eagle Eye Producer.
  • Qua bediening is het supermakkelijk. De gebruiker toetst op het Polycom Touchscreen om een Skype sessie te starten en de flat screen gaat automatisch aan. Of hij sluit zijn PC aan op de HDMI kabel en ook bij deze actie gaat de flat screen automatisch aan.
  • Op de vergadertafel is een HDMI kabel ter beschikking om hun content weer te geven op de flat screen(s). En tevens ook door te sturen naar externe deelnemers (VC of Skype). Heeft een gebruiker niet de mogelijkheid om de HDMI kabel te gebruiken, dan kan hij via een locale Skype sessie zijn content sharen.

DYNAMIC ROOMS: rechtstaand of relaxed brainstormen

Deze meeting rooms zijn ontworpen voor interactieve vergaderingen en brainstorms. De deelnemers begeven zich naar de flat screen en kunnen er door het scherm aan te raken (touch) notities nemen, annotaties op presentaties, cijfers invullen op Excel sheets… Een heel andere manier van vergaderen dus.

  • Er zijn 2 types van de Dynamic ROOM. Er zijn er met een hoge tafel waar het de bedoeling is om rechtstaand te vergaderen, waardoor deelnemers zich makkelijker kunnen begeven naar het interactieve scherm.
  • En er zijn Dynamic ROOMS met meer een lounge sfeer die aanzet tot relaxed brainstormen.
  • Om deze nieuwe vorm van vergaderen extra krachtig te maken werd voor Microsoft Surface Hub geopteerd in 55” maat. De Hub kan je omschrijven als een flat screen met een touch layer, een ingebouwde pc met dubbele webcam, microfoons en luidsprekers die zich gedraagt als een Skype voor Business applicance. Sommigen noemen het dan ook een tablet, maar dan wel één die 55” groot is.

Kleinere BUBBLES: betere verstaanbaarheid en meer overzicht

De Bubbles zijn kleine vergaderlokalen voor korte, informele vergaderingen met een viertal mensen. Deze zalen zijn ook niet opgenomen in Exchange en zijn dus ook niet te reserveren.

  • De gebruiker heeft een HDMI kabel om zijn portable weer te geven op een 27” monitor, en een USB kabel om een webcam en een tafel micro/luidspreker te koppelen.
  • Op deze manier kunnen ze met 4 personen actiever deelnemen aan een Skype sessie.
  • De monitor en tafelmicro/luidspreker zorgen voor een beter zicht op de content van de gekoppelde portable en voor een betere verstaanbaarheid.

DIGITAL SIGNAGE: met meteo en verkeersinformatie

  • In het gebouw zijn zo’n 65 flat screens geplaatst die zorgen voor digitale communicatie.
  • Enerzijds publieke communicatie op schermen die zich bevinden in de klantenzones. Anderzijds interne communicatie bedoeld voor de medewerkers.
  • De schermen staan zowel in portrait als landscape opgesteld en hebben groottes gaande van 42” (105 cm) diagonaal tot 80” (200cm) diagonaal.
  • De grafische content en playlist worden volledig beheerd door de AXA marketing en communicatiedienst. Zij zijn extra voorzien van volgende tools zoals een weer-widget, verkeers-widget (NMBS & STIB), Wayfinding…

ROOM RESERVATION: continuïteit en flexibiliteit

Er werd geopteerd voor een gepersonaliseerd ‘meeting room’ reservatiesysteem op basis van AMX RMS voor optimaal vergaderzaalgebruik. Zowel bestaande als het nieuwe systeem moest tijdens de maanden van transitie simultaan operationeel blijven. Op 6 maanden tijd werd het nieuwe gebouw alsook de bestaande gebouwen uitgerust met onderstaand systeem:

  • Koppeling van het AMX systeem via EWS (Exchange Web Services) met hun MS Exchange.
  • Room locations worden volledig door hen beheerd in MS Exchange. De gebruikers doen hun vergaderverzoeken 100% via standaard tools, zoals MS Outlook, dus zonder plug-in.
  • Alle vergaderzalen, behalve de BUBBLES, zijn uitgerust met een reservatiepaneel van AMX aan de gangkant van de vergaderzaal die de huidige en volgende meeting weergeeft. En waarop ze ook de huidige vergadering kunnen verlengen of beëindigen. Of als de vergaderzaal vrij is, kunnen ze rechtstreeks een ad-hoc meeting boeken.
  • Aan de gebruikersinterface van het reservatiepaneel werd ook het volgende aangepast: een ‘I am here’-knop die de organisator vraagt zijn aanwezigheid te bevestigen. Gebeurt dit niet dan wordt de vergadering na 15 minuten automatisch beëindigd en vrijgegeven voor andere gebruikers.