Meeting Space Management pour CEFIC

Meeting Space Management pour CEFIC

Pour CEFIC à Bruxelles, la fédération européenne pour l’industrie chimique, VCS a aménagé 35 salles de réunion et installé 15 écrans numériques de différents formats, de 46 pouces jusqu’au format de vidéo wall. Toutes les salles sont équipées d’un système de vidéoconférence Poly et de systèmes audio très avancés.

Monica Righelli:« Le plus grand défi de ce projet était la combinaison impérative de technique et de la facilité d’utilisation. L’équipement hyper-technologique des salles de réunion devait être facile et vite à utiliser par tout le monde, sans assistance de tiers et sans intervention d’un technicien. CEFIC est une organisation à Bruxelles qui, dans 95% des cas, organise des réunions avec des partenaires externes. Tous les participants peuvent utiliser chaque appareil sans aucune difficulté, sans explications ni instructions. Une belle réussite ! »

Mise à jour de l’équipement existant

Au début du projet, les salles étaient équipées pour utiliser Skype for Business et des vidéoconférences H323/SIP. Apres la mise à jour, on peut aussi se connecter par d’autres plates-formes comme MS Teams, WebEx, Zoom et GoToMeeting.

Une qualité sonore excellente en deux directions

Pour CEFIC une bonne qualité sonore est un facteur clé. En accord avec VCS, CEFIC a opté pour des microphones col de cygnes, donc un microphone sur table pour chaque interlocuteur. Grâce à la proximité de la voix, ce type de microphone crée un timbre très naturel. Combiné avec un processeur audio qualitatif et des haut-parleurs bien écartés, CEFIC jouit d’une excellente qualité sonore en deux directions.

Cefic boardroom

Meeting Space Management sophistiqué mais facile à utiliser

Dans le centre de conférence, toutes les salles sont liées à un système de réservation de salles (Room Reservation System), entièrement configuré par VCS en accord avec CEFIC. Tant à la porte d’entrée qu’ailleurs dans la salle il y a un panneau tactile. Le panneau à l’entrée vous montre la réunion en cours et la réunion suivante et vous pouvez créer, prolonger ou terminer une réunion vous-même. Par une sonnette sur le panneau vous pouvez sonner avant d’entrer dans la salle. VCS a ajusté le dessin du panneau aux besoins du client. On peut même avertir la cuisine par ce panneau. Dans cette période de COVID, vous pouvez aussi activer un mode « nettoyer et désinfecter ».

“First in first out” ou le mode automatique pour les microphones

Le panneau tactile dans la salle a les mêmes possibilités mais encore d’autres fonctions comme…

  • Commencer une vidéoconférence en cliquant sur le bouton « join ».
  • Naviguer entre une présentation sans fil et une source HDMI.
  • Modifier le niveau sonore.
  • Mettre les microphones en mode automatique ou mode contrôlé. Vous cliquez sur un bouton pour pouvoir parler selon le principe FIFO.
  • A la fin de chaque réunion, un émail est envoyé automatiquement afin que la salle soit nettoyée et désinfectée.
  • Chaque écran contient aussi un « roomplayer » : son contenu est lié automatiquement au système de réservation de sorte qu’au début de chaque réunion le code wifi, les sorties de secours etc. soient montrés sur le panneau.