Des salles innovatrices et intelligentes pour l’assureur le plus grand du monde AXA.

Des salles innovatrices et intelligentes pour l’assureur le plus grand du monde AXA.

Le plus grand assureur, a nommé VCS et pas par hasard, comme partenaire pour aider à développer des technologies innovatrices et pour créer des idées pour des espaces de réunions intelligents, pour 40 000 m² de bureaux et salles de réunions sur 6 étages. « Nous sommes particulièrement fiers à ce qu’AXA nous a fait confiance. Pour nous, c’est toujours une très belle référence et une illustration de notre capacité d’unir les technologies innovatrices et la facilité d’utilisation. », selon Monica Righelli.

Michael Bulinckx: « Même la préparation d’un projet si large était exceptionnelle. Les mois avant le déménagement nous avons investi beaucoup de temps dans la recherche et la création de nouveaux concepts de réunion pour les différents espaces et salles, d’un petit groupe d’environ avec quatre personnes jusqu’aux salles de 26 personnes et même plus. Chaque espace demande une autre approche. Nous avons combiné des appareils nouveaux et existants pour tester nos concepts et à l’étape finale même aménagé des zones entières où les utilisateurs pouvaient faire connaissance à la façon de faire des réunions de demain. »

Axa Room One

ROOM One : jusqu’à 150 personnes en plusieurs langues

La salle de réunion la plus sophistiquée au siège social est le ROOM One, le grand auditoire disons.

Monica Righelli: « Dans l’ancien bâtiment, le grand auditoire était très peu utilisé parce qu’il fallait toujours de l’assistance technique. C’est pourquoi on a créé un espace hyper-technologique qui offre plusieurs possibilités d’usage et dans lequel les utilisateurs nécessitent rarement de l’assistance technique. Quelques mois après l’inauguration, il paraît que cette salle est réservée presque tout le temps et que les participants utilisent presque toujours les appareils multimédias eux-mêmes. Ce qui n’est par ailleurs pas évident si on connait les différentes possibilités. »

  • On peut y projeter sur 4 murs grâce à la forme de l’espace et aux positions des sièges.
  • Chaque surface de projection est munie de 2 projecteurs laser (LED) en position edge blend.
  • Chaque surface peut montrer jusqu’à 4 sources (fenêtres).
  • Chaque fenêtre peut avoir n’importe quelle dimension et position sur la surface de projection. Pour l’utilisateur profane on a prédéfini 3 possibilités qui comprennent tout : le nombre de sources et donc aussi le nombre de fenêtres, la dimension et la position de chaque fenêtre.
  • Chaque fenêtre peut montrer tout type de source comme par exemple 2 Barco Clickshare, des sources HDMI, codec Poly.

Enregistrer et archiver des sessions

Chaque session peut être enregistrée en full HD et même en qualité 4K. Tant les sources projetées comme clickshare ou Teams, que les microphones, les vidéoconférences et les caméras sont enregistrés. Ainsi on peut revivre la session, presque en direct. Les enregistrements sont archivés sur la plate-forme d’AXA en cloud et peuvent être montrés par des programmes standards.

Le streaming

A côté d’enregistrer une session, on peut aussi créer une diffusion en direct par toutes sortes d’appareils comme un ordinateur de Windows, un Mac, un smartphone, … L’avantage est qu’AXA peut offrir un contenu en direct au bon format à tout le monde qui est lié à son réseau. Le spectateur reçoit un email avec un lien vers ce contenu, immédiatement en format approprié.

La langue correcte

On traduit simultanément. La langue parlée est envoyée vers une cabine de traduction dans laquelle on traduit d’office vers 3 langues. Ces traductions sont renvoyées vers la salle par le réseau en Dante où les participants de la réunion les reçoivent par des récepteurs infrarouges munis d’écouteurs. Les traductions (avec image) peuvent être envoyées séparément, par langue, de sorte que les personnes qui suivent la réunion en direct, reçoivent les traductions dans la langue correcte.

MULTILANGUAGE ROOM

M MULTILANGUAGE ROOM : même expérience, plus de langues

Cette salle de réunion a une capacité d’environ 30 personnes et pour la plupart on peut y utiliser les mêmes fonctions et vivre la même expérience que dans la ROOM One : enregistrer (en 3 langues), streaming (plusieurs langues), traduction simultanée, … Cependant la salle est organisée différemment au niveau du hardware au backbone.

  • Le dessin du panneau tactile est presque identique à celui de la ROOM One, sauf quelques petites différences pour lesquelles on trouve une explication en cliquant sur le bouton « help ».
  • Les sources (clickshare, HDMI, Teams, …) sont montrées sur 2 grands écrans plats d’un diamètre de 84 pouces (215 cm) en 4K. Pour les personnes assis devant dans la salle, on a prévu d’autres écrans, des écrans de rappel pour ne pas devoir se tourner à chaque fois.
  • Chaque participant dispose d’une poste de conférence avec écouteurs sur laquelle il peut choisir la langue des traductions.
  • Cette salle a une cabine de traduction incorporée qui également peut être utilisée pour faire des traductions d’autres salles.
  • Il y a deux caméras motorisées commandées automatiquement lors de l’activation des microphones. Les images de la caméra élue sont utilisées en cas d’activation de Teams ou de la diffusion en direct.
  • En plus, ces images sont envoyées à la cabine de traduction. Les traducteurs voient l’image de la caméra sur 3 moniteurs et la source sur un écran plat.

CREATIVITY ROOM : des écrans en position stratégique pour diviser le groupe en deux.

AXA donne beaucoup de formations et stimule ses employés à utiliser leur créativité. Encore un facteur important pour l’aménagement de cette salle ! La formation et le brainstorming sont les activités principales dans la Creativity ROOM. Bien consciemment on n’a pas opté pour l’implémentation de Teams ici. Et encore autre chose d’extraordinaire de ce projet : tout ce qui se passe sur l’écran interactif – taper et écrire – est transmis à l’ordinateur de l’utilisateur, sans brancher aucun fil !

  • On a monté 3 écrans plats tactiles d’un diamètre de 84 pouces (215 cm) en 4K sur une position stratégique dans la salle pour pouvoir diviser le groupe en équipes de travail plus petits qui peuvent travailler séparément après le brainstorming.
  • En mode de « grande salle » les 3 écrans montrent la même source (ordinateur sans fil) afin que tout le monde puisse suivre les actions de l’enseignant ou du présentateur sur l’écran principale. Des microphones et des haut-parleurs ont été installés pour avoir un renforcement local du son. Bien utile pour l’enseignant/le présentateur pour épargner sa voix.
  • La salle est équipée d’un enregistreur numérique, identique à celui de la ROOM One et la Multilanguage ROOM, pour pouvoir revoir les formations et/ou le brainstorming enregistrés.
  • Les sessions ne peuvent pas seulement être enregistrées mais aussi être diffusées en direct. Exactement comme dans les autres salles.
  • Les utilisateurs se servent du panneau tactile qui a le même dessin que ceux dans la ROOM One et la Multilanguage ROOM pour commander ainsi tous les appareils.

DES SALLES PETITES ET MOYENNES : organiser une réunion est plus facile que jamais

Le principe fondamental était de créer la même expérience dans les 105 salles.

Monica Righelli: “Lors de l’organisation d’une réunion, les participants invitent leurs collègues et cherchent un espace disponible. Ils ajoutent l’espace souhaité à l’invitation et réservent ainsi cet espace pour leur réunion. Pas très innovateur hein. Mais avec notre système, au début de la réunion les participants voient leur réunion sur le panneau tactile qui se trouve dans la salle et en cliquant le bouton « ma réunion » la session de Teams commence et les invités peuvent joindre facilement, n’importe où ils se trouvent. »

  • Les salles plus petites sont équipées d’un écran plat de 46 pouces et une caméra statique. Le son passe par les haut-parleurs de l’écran plat.
  • Les salles moyennes sont équipées d’un écran plat de 55 à 70 pouces avec une caméra motorisée qui sait localiser la personne qui parle et qui utilise un zoom sur cette personne. On a opté pour Eagle Eye Director ou Eagle Eye Producer, selon la taille de la salle.
  • Hyper facile à commander. L’utilisateur touche l’écran tactile pour commencer une session en Teams et l’écran plat s’allume automatiquement. Ou encore : en branchant son ordinateur par un câble HDMI, l’écran plat s’allume aussi.
  • Sur la table de la salle de réunion vous trouverez un câble HDMI qui lie votre ordinateur à l’écran plat ou par lequel vous pouvez envoyer votre contenu aux participants externes (VC ou Teams). Si un participant n’a pas la possibilité de brancher le câble HDMI, il ou elle peut partager le contenu par une session de Teams locale.

DYNAMIC ROOMS : brainstorming debout ou détendu

Ces salles de réunions ont été aménagées pour des réunions interactives et pour faire du brainstorming. Les participants se dirigent vers l’écran plat où ils peuvent prendre des notes dans un nouveau document ou sur une présentation existante, travailler dans des fichiers Excel, … en touchant l’écran tactile. Une toute autre façon de se réunir.

  • Il y a 2 types de Dynamic ROOMS. D’un côté, il y a des salles avec des tables hautes pour s’y mettre debout et ainsi se diriger plus facilement vers l’écran interactif.
  • De l’autre côté, nous avons évoqué une ambiance lounge dans les autres Dynamic ROOMS pour faire un brainstorming en se relaxant.
  • Pour renforcer cette nouvelle forme d’organiser une réunion, nous avons choisi la Surface Hub en 55 pouces de Microsoft. On peut décrire la Hub comme un écran plat avec une couche tactile, un ordinateur encastré avec double webcams, des microphones et des haut-parleurs, qui se comporte comme l’application Teams.

Des bulles plus petites : une meilleure compréhension et vue générale

Les bulles sont de petits espaces pour organiser des réunions courtes et informelles pour environ quatre personnes. Ces espaces ne sont pas enregistrés dans Exchange et par conséquence pas possible à les réserver.

  • L’utilisateur dispose d’un câble HDMI pour brancher son laptop à un moniteur de 27 pouces et un câble USB pour se connecter à une webcam et un microphone de table ou à des haut-parleurs.
  • Ainsi, 4 personnes peuvent participer plus activement à une session Teams.
  • Le moniteur, le microphone de table et les haut-parleurs donnent une meilleure vue générale sur le contenu de l’interlocuteur et en plus une meilleure compréhension.

LA SIGNALISATION NUMÉRIQUE : avec information du temps et du trafic

  • Partout dans le bâtiment, nous avons monté environ 65 écrans plats qui garantissent la communication digitale
  • Les écrans dans les zones pour les visiteurs externes présentent des messages publics, les autres écrans montrent des messages internes pour les employés.
  • Les écrans sont positionnés tant qu’en format paysage qu’en format portrait et ont un diamètre de 42 pouces (105 cm) jusqu’à 80 pouces (200 cm).
  • Le contenu graphique est géré entièrement par les employés d’AXA en marketing et communication. Nous avons prévu des outils supplémentaires comme une application du temps, du trafic (SNCB & STIB), Wayfinding, etc.

RÉSERVATION DES SALLES : continuité et flexibilité

Nous avons opté pour un système de réservation des salles customisé sur base d’AMX. Pendant les mois de transition, tant le nouveau système que le système existant devaient fonctionner simultanément. En 6 mois, le nouveau bâtiment et le bâtiment existant ont été équipés du système suivant :

  • Connection du système AMX au système MS Exchange par EWS (Exchange Web Services).
  • L’utilisation des salles se gère entièrement en MS Exchange. Les participants envoient leur demande de réunion 100% par un outil standard, comme MS Outlook, donc sans plug-in.
  • Chaque salle, sauf les bulles, est munie d’un panneau de réservation AMX qui se trouve au côté du couloir et qui montre la réunion en cours et la suivante. Sur le même panneau, on peut aussi prolonger ou terminer la réunion en cours. En plus, si la salle est libre, on peut immédiatement la réserver pour une réunion ad hoc.
  • Au dessin du panneau de réservation, nous avons aussi ajouté un bouton « I am here » pour demander à l’organisateur de confirmer sa présence. Si on n’active pas ce bouton, la réunion se terminera automatiquement après 15 minutes et la salle sera disponible pour d’autres personnes.